RADARSEMARANG.COM – DENGAN perkembangan teknologi yang begitu pesat mempunyai dampak positif terhadap kemudahan dan kelancaran bagi manusia dalam melaksanakan kegiatannya. Begitu juga kegiatan di pihak lain. Perkembangan ini juga menimbulkan dampak, khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi.
Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dibandingkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung atau tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu, para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dalam mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkiin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.
Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju yang seakan tidak mungkin akan terkejar. Teknologi akan terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan peradaban dari waktu ke waktu.
Seiring dengan kemajuan teknologi dunia kearsipan yang selama ini berkutat pada kertas-kertas yang lusuh dan berbau, kini juga tidak ketinggalan telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses serta pelestarian arsip.
Kearsipan elektonik pada dasarnya mempunyai konsep yang sama dengan kearsipan konvensional, jika pada kearsipan konvensional memiliki filing kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting berupa kertas-kertas yang dimiliki perusahaan, maka kearsipan berbasis komputer atau kearsipan elektronik ini memiliki kabinet virtual /maya/seolah-olah nyata yang didalamnya berisi map virtual. Selanjutnya didalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambaratau dokumen.
Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan arsip secara fisik, tetapi pada kearsipan elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file.
Baik kearsipan konvensional maupun kearsipan elektronik masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan. Kekurangan kearsipan konvensional,  di antaranya: a.Jumlah arsip selalu bertambah; b.Butuh ruang untuk tempat penyimpanan yang luas; c. Pencarian dokumen butuh waktu yang lama; d. Pendistribusian dokumen antar pegawai kurang cepat; e. kertas mudah rusak
Sedangkan kelebihan arsip konvensional diantaranya: a.Tidak tergantung pada hubungan listrik; b. SDM tidak harus mampu mengoperasikan komputer; c. Aman terhadap virus komputer.
Kelebihan arsip elektronik di antaranya: a. Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik; b. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik; c. Cepat dalam penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik. Sementara Kelemahan arsip elektronik  di antaranya: a. Sangat tergantung pada hubungan listrik; b. SDM harks mampu mengoperasikan komputer; c. Rentan terhadap virus komputer.
Bertolak dari kelebihan dan kelemahan,baik kearsipan konvensional maupun kearsipan elektronik diatas, maka dalam upaya mempersiapkan petugas kearsipan yang melek teknologi, guru merasa terpanggil untuk  membekali para siswa yang sedang belajar di SMK bisnis dan menejemen dengan cara mengenalkan mata pelajaran kearsipan elektronik sebagai aplikaasi kurikulum 2013 jurusan Otomatisasi Administrasi perkantoran (OTKP), sehingga kelak setelah lulus dan terjun di dunia kerja dalam bidang perkantoran,siswa tidak canggung lagi dengan kemajuan teknologi di bidang perkantoran khususnya bidang pekerjaan kearsipan, yang membutuhkan pelayanan secara cepat. Sebagai contoh arsip-arsip yang mempunyai nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik, sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik.
Dengan pengaksesan yang lebih luas diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia , sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya bisa dilihat dan dibaca di pusat-pusat arsip , kini dapat di akses secara online , bahkan layanannya mengarah pada sistem layanan otomasi, sehingga pekerjaan kantor berjalan lebih lancar. (igi1/aro)
Guru SMK Negeri 1 Salatiga