Administrasi Persuratan Sekolah Selama Pandemi dengan Google Drive

Oleh: Teguh Priyatmo Hadi, S.Pd.,M.Pd

spot_img

RADARSEMARANG.ID, PERSURATAN sangat penting sebagai informasi, perintah, dan pemberitahuan. Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak ke pihak lainya. Pihak yang dimaksud dapat berupa perorangan, kelompok, organisasi atau lembaga/intansi.

Kemajuan perkembangan teknologi berdampak pada seluruh sisi kehidupan, begitu juga dengan bentuk surat yang pada masa lalu berbentuk kertas, namun sekarang dapat hanya berbentuk softfile. Pengiriman surat juga berubah, masa lalu yang menggunakan cara klasik seperti mengirim ke kantor pos atau kurir saat ini mengalami transformasi pengiriman secara online. Perubahan tersebut memberikan dampak positif seperti mengurangi penggunaan kertas, pengiriman surat lebih efisien dan mudah serta hemat biaya.

Pengiriman surat secara online menjadi solusi di masa pandemi, dikarenakan terdapat kebijakan pemerintah seperti PSBB yang dapat menghambat pengantaran logistik. Selain itu, pengiriman secara online dapat menurunkan resiko penularan covid, karena tidak ada pertemuan langsung dan hanya mengirim softfile secara daring.

Adanya perbedaan alur pengiriman surat sebelum kemajuan teknologi dengan saat ini. Antara lain surat yang dulunya diterima terlebih dahulu oleh petugas administrasi kini langsung dikirim melalui WA ke kepala sekolah, kemudian kepala sekolah mengirim ke kepala TU untuk dikirimkan ke petugas adminisitrasi lalu di cetak dan dimasukan ke kepala sekolah dengan lembar disposisi. Dulu, surat diterima oleh petugas administrasi lalu dicatat dalam buku surat masuk dan dikirimkan ke kepala sekolah kemudian kepala sekolah menerima dan medisposisikan ke tujuan surat tersebut untuk ditindaklanjuti.

Baca juga:   Manfaat Penggunaan IT dalam Implementasi Kurikulum 2013

Alur saat ini menjadi tidak tertib dan kurang efektif. Sebagai solusi atas masalah tersebut maka perlu beberapa langkah seperti pembuatan grup khusus bagian persuratan. Sebagai tempat penyimpanan surat yang mudah diakses oleh pihak sekolah maka dapat digunakan fasilitas google yaitu google drive. Hal itu juga diterapkan di sekolah penulis, SMA Negeri 1 Wirades, Kabupaten Pekalongan.
Google drive merupakan layanan penyimpanan berbasis cloud yang disediakan oleh Google. Kelebihan google drive ialah memungkinkan setiap orang untuk mengakses foto, video, dan dokumen lain yang sebelumnya telah disimpan di Google Drive, dan dapat diatur siapa saja yang diperbolehkan untuk mengakses file tersebut. Dapat menyimpan berbagai macam file di satu tempat yang tergolong aman serta bisa mengakses file tersebut kapan pun dan di mana pun. Dapat langsung mengunduh dan mengunggah file maupun dokumen dengan perangkat PC dan Android. Serta memungkinkan setiap orang untuk membuat dokumen dan dapat mengeditnya.

Google drive dapat dijadikan sebagai tempat administrasi persuratan secara online, karena dalam google drive dapat dibuat folder sesuai dengan kebutuhan petugas administrasi. Bukan hanya dapat digunakan oleh administrasi persuratan, melainkan juga administrasi kepegawaian, administrasi keuangan, administrasi barang, administrasi kesiswaan, dan lain sebagainya. Penyimpanan softfile persuratan di google drive akan memudahkan dalam pencarian, pengiriman, dan keamanan.

Baca juga:   Metode Peer Tutorial Tingkatkan Belajar Senam Lantai

Alur persuratan menggunakan media google drive ialah pengirim mengunggah suratnya ke folder dalam google drive dan konfirmasi ke petugas administrasi, kemudian petugas mengirimkan link file surat ke kepala sekolah dan kepala sekolah dapat langsung medisposisikan ke tujuan surat tersebut.

Solusi tersebut layak diterapkan karena persuratan akan lebih mudah, efektif dan efisien, administrasi surat masuk dan disposisi tetap terlaksana, kepala sekolah dapat lebih fokus dalam menindaklanjuti surat penting serta terdapat penanggungjawab masalah persuratan, Serta adanya transparansi administrasi. Seperti yang diterapkan di SMAN 1 Wiradesa, Kabupaten Pekalongan. (wds2/zal)

Kepala SMAN 1 Wiradesa, Kabupaten Pekalongan

Author

Populer

Lainnya