Optimalisasi Pekerjaan Kantor dengan Kearsiapan Elektronik

spot_img

RADARSEMARANG.COM – DENGAN perkembangan  teknologi  yang  begitu  pesat  mempunyai dampak positif terhadap  kemudahan dan kelancaran bagi manusia dalam melaksanakan kegiatannya. Begitu juga  kegiatan di pihak lain. Perkembangan ini juga menimbulkan dampak, khususnya di bidang  kearsipan yang perlu segera diantisipasi.

Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dibandingkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung atau tidak langsung  menghasilkan arsip yang cenderung selalu  berubah. Untuk itu, para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dalam mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkiin  agar dapat dimanfaatkan  untuk kegiatan kearsipan.

Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus  melaju yang seakan tidak mungkin akan terkejar. Teknologi akan terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan peradaban  dari waktu ke waktu.

Seiring dengan kemajuan teknologi dunia kearsipan yang selama ini berkutat pada kertas-kertas yang  lusuh dan berbau, kini juga tidak ketinggalan telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses  serta pelestarian arsip.

Kearsipan elektonik pada dasarnya mempunyai konsep yang sama dengan kearsipan konvensional, jika pada kearsipan konvensional memiliki filing kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting berupa kertas-kertas yang dimiliki perusahaan, maka kearsipan berbasis komputer atau kearsipan elektronik ini memiliki kabinet virtual /maya/seolah-olah nyata yang didalamnya berisi map virtual. Selanjutnya didalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi  ke dalam bentuk file gambaratau dokumen.

Baca juga:   Penggunaan Jaringan LAN untuk Penilaian Harian Berbasis Komputer

Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan arsip secara fisik, tetapi pada kearsipan elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file.

Baik kearsipan konvensional maupun kearsipan elektronik masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan. Kekurangan kearsipan konvensional,  di antaranya: a.Jumlah arsip selalu bertambah; b.Butuh ruang untuk tempat  penyimpanan yang luas; c. Pencarian dokumen butuh waktu yang lama; d. Pendistribusian dokumen antar pegawai kurang cepat; e. kertas mudah rusak

Sedangkan kelebihan arsip konvensional diantaranya: a.Tidak tergantung pada hubungan listrik; b. SDM tidak harus mampu mengoperasikan komputer; c. Aman terhadap virus komputer.

Kelebihan arsip elektronik di antaranya: a. Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik; b. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik; c. Cepat  dalam penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.  Sementara Kelemahan arsip elektronik  di antaranya: a. Sangat tergantung pada hubungan listrik; b. SDM harks mampu mengoperasikan komputer; c. Rentan terhadap virus komputer.

Bertolak dari kelebihan dan kelemahan,baik kearsipan konvensional maupun kearsipan elektronik diatas, maka dalam upaya mempersiapkan petugas kearsipan yang melek teknologi, guru merasa terpanggil untuk   membekali para siswa  yang sedang belajar di SMK bisnis dan menejemen dengan  cara mengenalkan mata pelajaran kearsipan elektronik sebagai aplikaasi kurikulum 2013 jurusan Otomatisasi Administrasi perkantoran (OTKP), sehingga kelak setelah lulus dan terjun di dunia kerja dalam bidang perkantoran,siswa  tidak canggung lagi dengan  kemajuan teknologi di bidang perkantoran khususnya bidang pekerjaan kearsipan, yang membutuhkan pelayanan secara cepat. Sebagai contoh arsip-arsip yang  mempunyai nilai guna informasi sejarah  dan mengandung keunikan yang sangat menarik, sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik.

Baca juga:   Flipped Classroom Strategi Jitu di Masa Pandemi Covid-19

Dengan pengaksesan yang lebih luas  diharapkan  arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah  dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia , sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya bisa dilihat dan dibaca di pusat-pusat arsip , kini dapat di akses secara online , bahkan layanannya  mengarah pada sistem layanan otomasi, sehingga pekerjaan kantor berjalan lebih lancar. (igi1/aro)

Guru SMK Negeri 1 Salatiga

Author

Populer

Lainnya