33 C
Semarang
Selasa, 20 Oktober 2020

Optimalisasi Pekerjaan Kantor dengan Kearsiapan Elektronik

Baca yang Lain

Jelang Liga I, Dragan Kendurkan Intensitas Latihan

RADARSEMARANG.COM, Semarang – Kompetisi Liga 1 2020 tinggal satu pekan. Segera dimulai. Tepatnya 1 Oktober mendatang. PSIS mulai melakukan...

Trio Malang Merapat, Pemain Persis Solo Bertambah

RADARSEMARANG.ID, SUKOHARJO – Satu persatu penggawa Persis Solo sudah merapat. Jika pada sesi latihan perdana kamis sore (24/9) yang...

Grand Jury

INILAH cara yang sangat baik dalam menentukan salah atau tidak salah. Kekhawatiran meledaknya kerusuhan besar pun tidak terjadi. Padahal sejak...

RADARSEMARANG.COM – DENGAN perkembangan  teknologi  yang  begitu  pesat  mempunyai dampak positif terhadap  kemudahan dan kelancaran bagi manusia dalam melaksanakan kegiatannya. Begitu juga  kegiatan di pihak lain. Perkembangan ini juga menimbulkan dampak, khususnya di bidang  kearsipan yang perlu segera diantisipasi.

Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dibandingkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung atau tidak langsung  menghasilkan arsip yang cenderung selalu  berubah. Untuk itu, para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dalam mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkiin  agar dapat dimanfaatkan  untuk kegiatan kearsipan.

Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus  melaju yang seakan tidak mungkin akan terkejar. Teknologi akan terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan peradaban  dari waktu ke waktu.

Seiring dengan kemajuan teknologi dunia kearsipan yang selama ini berkutat pada kertas-kertas yang  lusuh dan berbau, kini juga tidak ketinggalan telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses  serta pelestarian arsip.

Kearsipan elektonik pada dasarnya mempunyai konsep yang sama dengan kearsipan konvensional, jika pada kearsipan konvensional memiliki filing kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting berupa kertas-kertas yang dimiliki perusahaan, maka kearsipan berbasis komputer atau kearsipan elektronik ini memiliki kabinet virtual /maya/seolah-olah nyata yang didalamnya berisi map virtual. Selanjutnya didalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi  ke dalam bentuk file gambaratau dokumen.

Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan arsip secara fisik, tetapi pada kearsipan elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file.

Baik kearsipan konvensional maupun kearsipan elektronik masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan. Kekurangan kearsipan konvensional,  di antaranya: a.Jumlah arsip selalu bertambah; b.Butuh ruang untuk tempat  penyimpanan yang luas; c. Pencarian dokumen butuh waktu yang lama; d. Pendistribusian dokumen antar pegawai kurang cepat; e. kertas mudah rusak

Sedangkan kelebihan arsip konvensional diantaranya: a.Tidak tergantung pada hubungan listrik; b. SDM tidak harus mampu mengoperasikan komputer; c. Aman terhadap virus komputer.

Kelebihan arsip elektronik di antaranya: a. Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik; b. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik; c. Cepat  dalam penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.  Sementara Kelemahan arsip elektronik  di antaranya: a. Sangat tergantung pada hubungan listrik; b. SDM harks mampu mengoperasikan komputer; c. Rentan terhadap virus komputer.

Bertolak dari kelebihan dan kelemahan,baik kearsipan konvensional maupun kearsipan elektronik diatas, maka dalam upaya mempersiapkan petugas kearsipan yang melek teknologi, guru merasa terpanggil untuk   membekali para siswa  yang sedang belajar di SMK bisnis dan menejemen dengan  cara mengenalkan mata pelajaran kearsipan elektronik sebagai aplikaasi kurikulum 2013 jurusan Otomatisasi Administrasi perkantoran (OTKP), sehingga kelak setelah lulus dan terjun di dunia kerja dalam bidang perkantoran,siswa  tidak canggung lagi dengan  kemajuan teknologi di bidang perkantoran khususnya bidang pekerjaan kearsipan, yang membutuhkan pelayanan secara cepat. Sebagai contoh arsip-arsip yang  mempunyai nilai guna informasi sejarah  dan mengandung keunikan yang sangat menarik, sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik.

Dengan pengaksesan yang lebih luas  diharapkan  arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah  dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia , sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya bisa dilihat dan dibaca di pusat-pusat arsip , kini dapat di akses secara online , bahkan layanannya  mengarah pada sistem layanan otomasi, sehingga pekerjaan kantor berjalan lebih lancar. (igi1/aro)

Guru SMK Negeri 1 Salatiga

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Terbaru

Jelang Liga I, Dragan Kendurkan Intensitas Latihan

RADARSEMARANG.COM, Semarang – Kompetisi Liga 1 2020 tinggal satu pekan. Segera dimulai. Tepatnya 1 Oktober mendatang. PSIS mulai melakukan...

Trio Malang Merapat, Pemain Persis Solo Bertambah

RADARSEMARANG.ID, SUKOHARJO – Satu persatu penggawa Persis Solo sudah merapat. Jika pada sesi latihan perdana kamis sore (24/9) yang hanya didatangi dua orang pemain...

Grand Jury

INILAH cara yang sangat baik dalam menentukan salah atau tidak salah. Kekhawatiran meledaknya kerusuhan besar pun tidak terjadi. Padahal sejak Senin lalu kantor-kantor penting pemerintah...

Resesi

HARAPAN apa yang masih bisa diberikan kepada masyarakat? Ketika pemerintah secara resmi menyatakan Indonesia sudah berada dalam resesi ekonomi? Yang terbaik adalah menceritakan keadaan apa...

Setuju BTP

BTP kini sudah menjadi ''orang dalam" BUMN. Posisinya bisa dibilang menentukan, bisa dibilang kejepit. Tergantung pemegang sahamnya. Secara resmi pemegang saham BUMN itu adalah Menteri Keuangan....

Artikel yang Lain

- Advertisement -

Populer

Booking 1 Jam Rp 600 Ribu, Sehari Bisa Layani 4 Tamu

RADARSEMARANG.COM-Lokalisasi Sunan Kuning (SK) bakal ditutup Pemkot Semarang pada 2019. Namun praktik prostitusi di Kota Atlas dipastikan tak pernah mati. Justru kini semakin marak,...

Apersepsi, Pembangkit Motivasi Dan Minat Siswa

RADARSEMARANG.COM - DARI tahun pelajaran 2016/2017 sampai dengan saat ini, terdapat kebijakan baru terhadap pelaksanaan Ujian Nasional (UN) pada tingkat Sekolah Menengah Atas (SMA)....

Semarang 10K, Cetak Atlet Sekaligus Kenalkan Wisata 

RADARSEMARANG.COM, SEMARANG – Pemerintah Kota Semarang akan mengadakan event lari 10K pada 16 Desember 2018 mendatang. Rencananya kegiatan tersebut akan menjadi agenda tahunan. Selain...

Sport Center Bisa Tingkatkan Prestasi

SEMARANG - DPRD meminta agar Pemprov dan kabupaten/kota lebih serius menggarap potensi atlet di Jateng. Salah satunya dengan meningkatkan dan menambah keberadaan pusat olahraga...

Traveling di Sela Kerja

DUNIA memang tidak selebar daun kelor. Ungkapan itu yang dipegang Ratih Mega Rizkiana. Wanita kelahiran Ambarawa Kabupaten Semarang, 8 Maret 1988 ini selalu menyisihkan...

Headline Radar Semarang Terbaik se-Jawa Pos Group

RADARSEMARANG.COM, SEMARANG—Jawa Pos Radar Semarang meraih penghargaan bergengsi dalam Kompetisi Product Quality Jawa Pos Group 2017-2018. Headline Jawa Pos Radar Semarang berjudul “Pabrik Pil...